手紙文での表現
ビジネスメール
ビジネスメールにおいては、ある程度の定型文を頭に入れておき、臨機応変に少しずつ表現を変えていくのがいいでしょう。
例えば、朝一番のメールでの書き出しが「おはようございます」だとして、その直後にもう一度メールを送らなくてはならなくなった場合、書き出しがまた「おはようございます」では違和感がありますよね。連続で相手に連絡する場合には「お世話になっております」の代わりに『続けてのご連絡 (重ねてのご連絡) 失礼いたします』『度々のご連絡、失礼いたします』などとすると仕事ができる人という印象になります。
また相手からのメールに返信する場合には、連絡をくれたことに感謝する言葉から始めるのが、スマートなビジネスメールの書き方です。『ご連絡ありがとうございます』や『早速のご返信、誠にありがとうございます』などになります。資料などが添付されている時は『〇〇のご送付ありがとうございます』のように相手のアクションに対して感謝の気持ちを伝えるのも、よい書き出し方です。
一番、気を付けなくてはいけないのは謝罪メールです。
最初からメールでのお詫びでは「誠意がない」と誤解される場合もあります。まず最初のお詫びはメールではなく、直接電話で謝罪をした上で、その後に送るメールで再度お詫びの文章を書くようにすれば、なお誠意が伝わって良い関係が築けると思います。『この度は私共の不手際でご迷惑おかけしまして、誠に申し訳ございませんでした』『〇〇の件においてはご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません』など状況に応じて、再度メールでお詫びの文章を書くようにしましょう。
キャリアアドバイザー 渥美敦子